NimonikApp最佳实践 | Nimonik质量,安全,健康,环保合规

NimonikApp最佳实践

介紹

Nimonik通过三部分的解决方案帮助您实现全面合规。

  • 从立法、公司政策和其他相关文件中确定义务。
  • 向您的同事发布行动,以确保您继续遵守规定。
  • 建立和进行审计,以确保您的业务符合您确定的要求。

本指南的目的是帮助您设置您的帐户,使您的需求行动和审计被分配给正确的人在正确的地方,并帮助您避免任何未来的数据重组。

在这份文件中,你会发现Nimonik平台的不同组件的简要概述,以及我们的建议,如何。

  • 为您的账户选择正确的命名法。
  • 创建和管理您的设施
  • 设置用户和用户组
  • 创建和维护公司审计模板
  • 创建和管理合规义务
  • 添加设备来管理您的高风险设备

我们建议在您开始在账户中生成数据之前阅读它。

Nimonikapp结构概述

  • 设施。作为其他账户项目的文件夹,如审计和合规义务。
    • 文件级合规义务 :含有业务要求的文件清单。
      • 条款级合规义务。更细化的合规义务版本,允许您选择并监控文档中的特定条款。
    • 审计。以清单为基础的检查,在设施中进行。它们可以是任何东西,从全面的合规性审计到简单的安全演练。
    • 设备。你想审计的现场设备
    • 调度器。管理您的审计和检查计划,管理内部义务与报告日期。
  • 用户和团队。可以在您的账户中分配责任并采取行动的人或组。
  • 审计模板。公开或公司的具体问题清单,包括要求和分数,用于创建审计。

确定您的账户术语

你在NimonikApp中使用的术语应该是 。

  1. 在您的账户中保持一致
  2. 按照自己公司的术语

我们建议您为所有设施、审计模板、团队和其他账户元素建立一个命名结构。具体的术语将取决于您的公司结构、地理和语言,但一旦建立,就应该在整个应用程序中统一使用。这需要为您的员工提供文档和一些定期培训。

请继续阅读,了解更多您应该考虑的具体账户要素。

用户

需求、行动和审计的责任可以分配给用户和用户组(团队)。

角色

用户在您的账户中可以看到和编辑的内容是由他们的角色和权限决定的。你可以在我们的帮助页面上找到更多关于角色和权限的信息,但一般情况下,我们建议使用以下方法。

人员类型 Nimonik角色
有人:

  • 拥有全球访问权
  • 添加和删除用户
  • 生成报告
  • 管理账户
账户管理员

我们建议限制在5人以内。

有人:

  • 创建新的设施、审计、审计模板和其他账户元素。
  • 不需要全局访问
  • 不负责账户管理
普通用户

我们推荐这个角色给需要持续维护NimonikApp的业务领域的经理和支持人员。

有人:

  • 进行审计,审查规章制度的变化,发布行动,并普遍使用该系统。
  • 不需要创建新的审计模板、合规义务或设施。
受限制的普通用户

你的大部分用户。

有人:

  • 需要访问所有账户数据和管理报告。
  • 不创建或编辑任何东西。
只读管理员

我们推荐这个角色给需要了解账户活动,但不参与生成数据的用户。

 

权限

用户角色决定了用户的默认访问级别。一旦他们的角色被指定,你可以使用权限来进一步自定义每个用户在账户中的权限。下面是一些访问要求的例子,以及如何使用Nimonik的权限和角色选项来实现这些要求。

 

访问要求 权限和角色建议
  • 查看和编辑一切
账户管理员角色
  • 管理一个特定的设施
  • 允许工作人员进入
  • 在设施内进行监查、设定合规义务、实施管理措施。
具有设施管理员权限的普通用户角色,可以进入指定的设施。
  • 允许查看并与设施内的特定审计、合规义务和其他账户要素进行互动。
  • 普通用户 — — 如果他们应该能够创建新的设施和账户元素。
  • 受限制的普通用户 – 如果他们不能创建新的设施和账户元素。
  • 查看所有内容
  • 没有编辑
只读管理员

请注意,它们不能仅限于特定的设施、审计或合规义务。

 

队伍

如果您计划在您的帐户中拥有五个以上的用户,我们建议使用团队。团队允许您将行动和责任分配给用户组。当一个用户组对一个账户元素负责时,所有团队成员将收到相关的通知和访问。

由于可以在不影响Action分配状态的情况下从团队中添加和删除用户,您可以使用它们轻松地授予新员工访问权,并删除不再需要访问的用户。

设施介绍

设施应该反映您的实际业务。由于网站的许多部分都链接到设施,而且它们是管理报告的主要过滤器,因此根据您的组织结构和所需的报告输出进行设置非常重要。

我们的大多数客户都使用基于物理位置的系统。一些常见的例子包括

  • 以国家为基础 — — 每个国家一个设施
  • 以州/省为基础 – 每个州/省一个设施。
  • 以工厂为基础 – 每个工厂有一个设施
  • 基于利益的领域 — — 每个设施都代表不同的利益领域,如环境、健康和安全或质量,而不是具体的物理位置。

在这些设施中,您可以使用标签在报告中进一步分离您的审计、行动和合规义务。

设置标签

在Nimonik中,”设施”是数据分类的主要单位,而”标签”则提供了第二级的分类。标签可以与设施、审计和审计模板相关联,并可用于过滤管理报告。请注意,您可以同时使用多个标签进行过滤。

标签可用于在设施内和设施之间对数据进行分组。因此,我们建议建立一个考虑到您的设施结构的账户范围内的命名惯例。例如,如果您的企业以国家为基础,您可能希望使用标签来指定州/省或单个工厂。您也可以使用标签来表示您感兴趣的领域,如环境或健康和安全,这些领域是您所有设施的共同领域。

一些流行的选择包括:

  • 业务单位/部门“,例如:”设施管理/清洁服务”
  • 地域划分/事业部/报告线” 例:”北美/化妆品/质量总监”。

公司审计模板

您账户中的所有审计都是通过审计模板创建的。这些模板分为三类。

  • 购买的模板–Nimonik创建和更新的特定司法管辖区模板,可供购买。
  • 公共模板 – 所有用户都可以在模板页面上免费使用模板。
  • 公司审计模板–您创建的模板

本节我们将重点介绍公司模板。

模板的命名惯例

您为模板选择的名称将是所有创建的审计的默认标题。您所选择的具体命名方式将取决于您的操作,但我们建议使用一个描述性的名称,既可以按原样使用,也可以由创建审计的用户轻松修改。

组别和问题的命名惯例

我们还建议为分组建立统一的命名惯例,模板标题将多个问题归为一类。在开始审计时,分组用于确定哪些问题被包括在内,因此我们建议给它们一个简单但具有描述性的标题。

为各个审计问题建立一个命名规范,也会使审计工作更容易浏览,产生更统一的报告。

当对模板进行重大更改时,请创建一个新版本。

对审计模板进行重大更改可能会对考虑特定审计模板和问题的报告产生负面影响。因此,我们建议对于任何需要添加、删除或移动多个问题的更改,上传新版本的模板。对于像错别字这样的小改动,不需要创建新版本。

确保适当的人可以访问您的模板。

任何需要开始或安排审计的用户都必须有访问相关审计模板的权限。对于规模较大的账户,创建团队以授予这种访问权可能比单独分配更有效。

合规义务

合规义务是您跟踪您的要求的地方。Nimonik为合规义务提供了两个级别的颗粒度。

  • 文档级别–允许你在文档的基础上跟踪需求。
  • 条款级 – 允许您在需求的基础上跟踪需求。

设置文件级合规义务

无论您是否签署了条款级合规义务,跟踪您的要求的第一步是创建您的文件级合规义务。这可以通过几种不同的方式来完成。根据您的具体需求,您可能会发现最好将以下描述的不同方法进行混合和匹配。

所需经费 建议的办法
  • 独立评估每个设施的合规情况
  • 为每个设施生成单独的审查历史
  • 接收每个设施的新文件行动
  • 限制设施对遵约义务的获取
每个设施的单独合规义务
  • 集中评估多个设施的合规性
  • 生成多个设施的单一审查历史
  • 接收新文件的单一行动
  • 允许不同设施的用户访问合规义务
单一的共同履约义务
  • 评估单一设施的适用性
  • 独立评估每个设施的合规情况
  • 为每个设施生成单独的审查历史
  • 接收新文件的单一行动
  • 限制设施对遵约义务的获取
  • 向多个设施发布准则和说明
联网合规义务

 

无论它们是共享的还是特定设施的,我们都建议您组织合规义务,以反映您的组织结构。例如,如果您有不同的团队来管理环境和健康与安全要求,那么您可能希望创建两套合规义务。如果您的所有要求都由同一个团队管理,那么您可能更愿意创建一套合规义务。

我们还建议您使用分组和子分组来进一步组织合规义务范围内的文件。

行动

负责遵守义务的用户和团队将收到以下行动:

  • 新文件行动–当符合合规义务参数的新文件被添加时。
  • 文件更新行动 — — 发证机构对合规义务中的文件进行更新时。
  • 内部审查行动–当你的组织中有人将一份文件或条款的状态定为需要审查时。

由于您的账户中的每一个匹配的合规义务或文件都会被单独发布,我们建议您尽量减少重复文件的数量,并尽可能合并由同一团队管理的合规义务。

内部义务

内部义务是贵组织自愿或通过与第三方达成协议而对自己施加的义务。与第三方(即政府)施加的外部义务不同,内部义务是通过您所从事的活动产生的,例如公司政策、环境许可、合同、利益相关者参与和您选择采用的其他协议。例子包括公司政策、环境许可、合同、利益相关者的参与以及您选择采用的其他协议。

在Nimonik有两个地方可以添加内部义务。您可以在以下地方添加内部义务:

  • 调度模块
  • 在合规义务清单中

调度模块 – 内部义务

该模块允许您链接或上传包含内部义务的文件。然后,您可以概述报告要求,并指明您需要发布报告或采取行动的日期。当这些日期出现时,您将在您的行动仪表板上收到行动。

例如,你也可以使用这个模块来管理内部政策,要求每月在公司范围内通过电子邮件提醒员工遵守规定的标准。

合规义务 – 内部义务

在您的合规义务中,您可以添加内部义务。其功能与外部义务相同。内部义务可以分配给不同的责任方或团队。它们也可以被指定不同的状态,例如”需要审查”,以触发内部审查行动,评估设施是否符合内部义务。.

内部义务可以添加到现有的分组中,给定一个项目名称,并有详细的注释。可以在”备注”字段中创建指向网络文件或网页的超链接,也可以在”自定义字段”中创建您组织的合规义务。(见下文”合规义务的自定义字段”)

管理内部义务的一个选项是创建一个只包含特定类型内部义务的合规义务列表。例如,您可以创建一个所有企业政策的列表,并将其存储在名为”企业政策”的合规义务列表中。然后,这可以在您的所有设施中共享,以便他们可以访问政策并查看指导。如果您将其设置为”连接合规义务”,每个机构都可以将自己的合规说明和评估添加到您的”企业政策”中。

 

将合规性义务与日程表连接起来 – 内部义务

如果您愿意,您可以将Scheduler模块中的内部义务与合规义务联系起来。要做到这一点,内部义务和日程安排需要在同一设施中。可能有帮助的情况是。

将调度模块中的环境许可证与该许可证所依据的或有助于您遵守的法律联系起来。如果你有一个环境评估法下的许可证,你可能想链接到包含环境评估法的合规义务。

合规义务中的自定义字段

自定义字段和备注提供了文本字段,您可以在这些字段中添加额外的信息,如控制措施、风险评估和设施的特定信息,到您的合规义务文件中。

虽然所有文档级合规义务中都有备注,但可以在编辑页面上添加和删除自定义字段。由于自定义字段包含在报告和导出中,我们建议对所有合规义务进行标准化。

条款级合规义务(CLCO)

条款级合规性义务(CLCO)允许您按条款级别查看和评估整个文档。由于许多文档都非常长,我们建议使用忽略选项来隐藏与您的操作无关的条款。

所有被指定为”未评估”或”不适用”以外的状态的条款将被包括在文件级合规义务的输出中。前五个这样的条款也将被包含在Nimonik的文件级合规义务视图中。这将使您的团队能够看到文件及其个别要求。

装备

具有合规性要求的关键设备,如叉车、重型机械和存储单元,可作为设备输入Nimonik。这些设备可以链接到审计模板、审计和审计问题,允许你定期评估其合规性,并发布有针对性的调查结果。

对于每个资产,Nimonik允许你输入描述并链接相关文件。您还可以在手机应用上输入一个条形或数字代码,以便在手机应用上进行审计时链接资产。如果您的设备被列在CMMS或ERP系统中,它们可以自动导入到Nimonik中。

移动审计

移动审计可以大大节省时间。为了确保您获得最大的移动体验,如上所述,正确设置您的帐户是至关重要的。最重要的设置是”用户权限”和”设施”。将正确的信息传递给正确的人将有助于使体验更好,同步更快。

移动应用程序的同步化

经常同步,确保权限设置正确。管理员可以获得网站上的所有数据,所以限制管理员的数量至关重要。

在iOS上,要同步,你需要让应用程序打开。关闭它将在几分钟后停止同步。

在Android上,同步应该在后台继续。

为了减少同步时间,我们建议使用”移动开/关”功能来限制移动端可用的审计次数。该功能可以手动使用,也可以设置为自动工作。

结论

与任何系统一样,正确设置您的账户是至关重要的,以确保您收到正确的警报和报告,并确保您从订阅的全部价值中受益。

如果您需要帮助建立您的账户,请随时通过 support@nimonik.com 或电话 +1-888-608-7511 联系我们。

 

 

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