1.1 Nimonik最佳实践

介绍

Nimonik通过三部分的解决方案帮助您实现全面合规,该解决方案允许您:

  • 从立法、公司政策和其他相关文件中确定义务。
  • 向您的同事发布行动,以确保您保持合规。
  • 建立和进行审核,以确保您的业务符合您确定的要求。

本指南的目的是帮助您设置您的帐户,以便将您的需求行动和审核分配给正确位置的正确人员,并帮助您避免任何未来的数据重组。

在这份文件中,您会发现Nimonik平台的不同组件的简要概述,以及我们的建议:

  • 为您的账户选择正确的命名
  • 创建和管理您的工厂
  • 设置用户和用户团队
  • 创建和维护公司审核模板
  • 创建和管理法规清单
  • 添加设备以管理您的高风险设备

我们建议在您开始在账户中生成数据之前阅读它。

NimonikApp结构概述

  • 工厂:作为其他账户项目的文件夹,如审核和法规清单。
  • 文件级法规清单 :含有您的行动要求的文件列表
  • 条款级法规清单:更细化的法规清单版本,允许您选择并监控文件中的特定条款。
  • 审核模板:用于创建审核的公开或公司具体的问题清单、要求和分数
  • 审核:对工厂进行的基于清单的检查。它们可以是全面的合规审核或简单的安全检查
  • 工厂设备:您要审核的现场设备
  • 用户和团队:可以分配职责并可以在您的帐户中执行行动的人员或团队

确定您的账户术语

您在NimonikApp中使用的术语应该是 :

  1. 在您的账户中保持一致
  2. 符合您自己公司的术语

我们建议您为所有工厂、审核模板、团队和其他账户元素建立一个命名结构。具体的术语将取决于您的公司结构、地理位置和语言。一旦确定,就应该在整个应用程序中统一使用。这需要为您的员工提供文档和一些定期培训。

请继续阅读以获取更多有关您应考虑的具体帐户元素的信息。

用户

可以将要求、行动和审核的责任分配给用户和用户组(团队)。

角色

用户在您的账户中可以查到和编辑的内容取决于他们的角色和权限。您可以在此处找到有关角色和权限的更多信息,但通常,我们建议使用以下方法。

人员类型 Nimonik角色
有人:

  • 拥有全球访问权
  • 添加和删除用户
  • 生成报告
  • 管理账户
账户管理者

我们建议限制在5人以内。

有人:

  • 创建新的工厂、审核、审核模板和其他账户元素
  • 不需要全局访问
  • 不负责账户管理
基本用户

我们推荐这个角色给需要对NimonikApp进行持续维护的业务领域的经理和支持人员。

有人:

  • 进行审核,审阅法规的变化,发布行动,并普遍使用该系统。
  • 不需要创建新的审核模板、法规清或工厂
受限用户

您的大部分用户。

有人:

  • 需要访问所有账户数据和管理报告
  • 不创建或编辑任何东西
只读管理者

我们推荐这个角色给需要了解账户活动,但不参与生成数据的用户。

权限

用户角色决定了用户的默认访问级别。一旦他们的角色被指定,您可以使用权限来进一步自定义每个用户在账户中的权限。下面是一些访问要求的例子,以及如何使用Nimonik的权限和角色选项来实现这些要求。

访问要求 权限和角色建议
  • 查看和编辑一切
账户管理者角色
  • 管理一个具体的工厂
  • 允许工作人员进入
  • 在工厂内进行审核、创建法规清单、执行管理行动
具有工厂管理员权限的基本用户角色,访问指定的工厂
  • 允许查看并与工厂内的特定审核、法规清单和其他账户要素进行互动。
  • 基本用户 — — 如果他们应该能够创建新的工厂和账户元素。
  • 受限用户 – 如果他们不能创建新的工厂和账户元素。
  • 查看所有内容
  • 无法编辑
只读管理者

请注意,它们不能仅限于特定的工厂、审核或法规清单。

团队

如果您计划在您的帐户中拥有五个以上的用户,我们建议使用团队。团队允许您将行动和责任分配给用户组。当用户团队复制账户时,所有团队成员将收到相关的通知和访问权限。

由于可以在不影响行动分配状态的情况下可以在团队中添加和删除用户,您可以使用它们轻松地授予新员工访问权,并删除不再需要访问的用户。

工厂

工厂应该反映您的物理站点。由于站点的许多部分都链接到工厂,并且它们是管理报告的主要过滤器,因此根据您的组织结构和所需的报告输出进行设置非常重要。

我们的大多数客户都使用基于物理位置的系统。一些常见的例子包括:

  • 以国家为基础 – 每个国家一个工厂
  • 以州/省为基础 – 每个州/省一个工厂
  • 以工厂为基础 – 每个工厂有一个工厂
  • 基于不同的领域 -每个工厂都代表不同的领域,例如环境、健康和安全或质量,而不是具体的物理位置。

在这些工厂中,您可以使用标签在报告中进一步区分您的审核、行动和法规清单。

设置标签

在Nimonik中,工厂是数据分类的主要单位,而标签则提供了第二级的分类。标签可以与工厂、审核和审核模板相关联,并可用于过滤管理报告。请注意,您可以同时使用多个标签进行过滤。

标签可用于在工厂内和工厂之间对数据进行分组。因此,我们建议建立一个考虑到您的工厂结构的账户范围内的命名惯例。例如,如果您的企业基于国家/地区,您可能希望使用标签来指定州/省或个别工厂。您也可以使用标签来表示您所有工厂共同关注的领域,例如环境或健康和安全。

一些常用的选择包括:

  • 业务单位/部门“,例如:”工厂管理/清洁服务”
  • 地域划分/事业部/报告线” 例:”北美/化妆品/质量总监”。

公司审核模板

您账户中的所有审核都是通过审核模板创建的。这些模板分为三类:

  • 购买的模板–Nimonik创建和更新的特定司法管辖区模板,可供购买。
  • 公共模板 – 所有用户都可以在模板页面上免费使用模板。
  • 公司审核模板–您创建的模板

本节我们将重点介绍公司模板。

模板的命名惯例

您为模板选择的名称将是所有创建的审核的默认标题。您所选择的具体命名方式将取决于您的操作,但我们建议使用一个描述性的名称,既可以按原样使用,也可以由创建审核的用户轻松修改。

组别和问题的命名惯例

我们还建议为分组建立统一的命名惯例,将多个问题组合在一起归为同一分类。在开始审核时,分组用于确定哪些问题被包括在内,因此我们建议给使用简单但具有描述性的标题。

为个别审核问题建立一个命名规范,也将使审核更容易导航,产生更统一的报告。

当对模板进行重大更改时,创建一个新版本

对审核模板进行重大更改可能会对考虑特定审核模板和问题的报告产生负面影响。因此,我们建议对于任何需要添加、删除或移动多个问题的更改,上传新版本的模板。对于像错别字这样的小改动,不需要创建新版本。

确保适当的人可以访问您的公司模板

任何需要开始或安排审核的用户都必须有访问相关审核模板的权限。对于规模较大的账户,创建团队以授予这种访问权限可能比单独分配更有效。

法规清单

法规清单是您跟踪您的要求的地方。Nimonik为法规清单提供了两种级别。

  • 文件级别-允许您在文件的基础上跟踪要求。
  • 条款级别-允许您在需求的基础上跟踪要求。

设置文件级法规清单

无论您是否订阅了条款级别的合规义务,跟踪您的要求的第一步是创建您的文件级法规清单。这可以通过几种不同的方式来完成。根据您的具体需求,您可能会发现最好将以下描述的不同方法进行混合和匹配。

要求 建议的办法
  • 独立评估每个工厂的合规情况
  • 每个工厂生成的单独历史审阅
  • 接收每个工厂的新文件行动
  • 限制工厂对法规清单的访问
每个工厂的单独法规清单
  • 集中评估多个工厂的合规性
  • 为多个工厂生成一个历史审阅记录
  • 接收新文件的单一行动
  • 允许不同工厂的用户访问法规清单
单一共享法规清单
  • 评估单一工厂的适用性
  • 独立评估每个工厂的合规情况
  • 为每个工厂生成单独的历史审阅记录
  • 接收新文件的单一行动
  • 限制工厂对法规清单的访问
  • 向多个工厂发布指南和说明
关联法规清单

无论它们是共享的还是特定工厂的,我们都建议您组织法规清单,以反映您的组织结构。例如,如果您有不同的团队来管理环境和健康与安全要求,那么您可能需要创建两个法规清单。如果您的所有要求都由同一个团队管理,那么您可能只需要创建一个法规清单。

我们还建议您使用类别和子类别来进一步组织法规清单范围内的文件。

行动

负责法规清单的用户和团队将收到以下行动:

  • 新文件行动 – 添加与法规清单参数匹配的新文件。
  • 文件更新行动 – 当法规清单中的文件被发行机构更新时。

由于您的账户中的每一个匹配的合规义务或文件都会被单独发布,我们建议您尽量减少重复文件的数量,并尽可能合并由同一团队管理的法规清单。

内部义务

内部义务是贵组织自愿或通过与第三方的协议而对自己施加的义务。与第三方(即政府)施加的外部义务不同,内部义务是通过您所从事的活动产生的,例如公司政策、环境许可、合同、利益相关者参与和您选择采用的其他协议。

您可以在法规库页面上添加内部义务。

法规清单中的自定义列

自定义列提供将文本字段、日期字段和人员/团队字段添加到您的文件和条款级别法规清单。这些字段应用于连接到您的内部系统,例如控制措施、风险评估和工厂特定信息。

可以在法规清单的编辑页面上添加和删除自定义列。由于自定义列包含在导出中,因此我们建议它们在所有法规清单中标准化。

条款级法规清单(CLCO)

条款级法规清单(CLCO)允许您按条款级别查看和评估整个文件。由于许多文件都非常长,我们建议使用忽略选项来隐藏与您的操作无关的条款。

除“未评估”或“不适用”外,所有已分配评估的条款都将包含在文件级法规清单导出中。前五个此类条款也将包含在您在 Nimonik 上的文件级法规清单视图中。这将允许您的团队排查看文件及其各自的要求。

工厂设备

具有合规性要求的关键设备,如叉车、重型机械和存储单元,可作为设备输入Nimonik。这些设备可以链接到审核模板、审核和审核问题,允许您定期评估其合规性,并发布有针对性的调查结果。

对于每个设备,Nimonik允许您输入描述并链接相关文件。您还可以在手机应用上输入一个条形或数字代码,以便在手机应用上进行审核时关联资产。如果您的设备在CMMS或ERP系统中,它们可以自动导入到Nimonik中。

移动审核

移动审核可以大大节省时间。为了确保您获得最大的移动体验,如上所述正确设置您的帐户是至关重要的。最重要的设置是用户权限和工厂。将正确的信息传递给正确的人将有助于改善体验并加快同步速度。

移动应用程序同步

经常同步并确保权限设置正确。管理员可以获得网站上的所有数据,所以限制管理员的数量至关重要。

在iOS上,同步需要让应用程序打开。关闭它将在几分钟后停止同步。

在Android上,同步应该在后台继续。

为了减少同步时间,我们建议使用”移动开/关”功能来限制移动端可用的审核次数。该功能可以手动设置,也可以设置为自动工作。

结论

与任何系统一样,正确设置您的账户是至关重要的,确保您收到正确的警报和报告,并确从订阅的全部价值中受益。

如果您需要帮助建立您的账户,请随时通过 support@nimonik.com 或电话 +86-021-51720468联系我们。