Lorsqu’un nouveau document est ajouté à la base de données de Nimonik, chaque registre d’obligation configuré pour obtenir les nouveaux documents et ayant les mêmes thèmes, juridiction et secteurs industriels que le nouveau document, reçoit une action. Cela peut avoir pour effet de créer des actions en double, tout particulièrement dans les plus gros comptes.
Afin d’aider ses clients à réduire le nombre d’actions liées aux nouveaux documents, ainsi que pour gérer les nouveaux documents à partir d’un endroit central, Nimonik a introduit les registres d’obligations connectés. Vous pouvez utiliser les registres d’obligations connectés afin de gérer vos actions liées aux nouveaux documents en suivant les étapes ci-dessous.
- Créer un nouveau registre d’obligations (parent) incluant tous les secteurs, juridictions, statuts de document, thèmes et types de documents pertinents à vos opérations.
- Veillez à ce que le registre soit configuré pour recevoir les nouveaux documents.
- Créer tous les registres d’obligations spécifiques à vos installations (enfants).
- Veillez à ce que les registres ne soient pas configurés pour recevoir d’actions liées aux nouveaux documents.
Lorsque les documents applicables à vos opérations seront ajoutés à la base de données de Nimonik, un seule action sera générée, dans le registre parent. La partie responsable pourra alors examiner ces documents et utiliser les registres d’obligations connectés afin de les ajouter aux registres enfants pertinents (davantage d’informations sur comment connecter des documents sont disponibles ici).
