NimonikApp: Meilleures pratiques

Introduction

Nimonik est là pour vous aider à atteindre une conformité complète grâce à une solution en trois parties vous permettant

• D’identifier les obligations en matière de conformité contenues dans la loi, les politiques corporatives et dans tout autre documentation pertinente
• D’assigner des tâches  actions  à vos collègues afin de vous assurer de rester conformes
• De planifier et d’effectuer des audits afin de vous assurer que vos opérations soient conformes aux exigences que vous avez identifiées

L’objectif de ce guide est de vous aider à configurer votre compte, afin que vos actions et vos audits soient assignés aux bonnes personnes et aux bons endroits et de vous éviter d’avoir à restructurer vos données dans le futur.

Dans ce document, vous trouverez un bref aperçu des différentes composantes de la plate-forme Nimonik, ainsi que nos recommandations sur la manière de procéder pour:

• Déterminer la bonne terminologie pour votre compte
• Créer et gérer vos installations
• Mettre en place des utilisateurs et des équipes d’utilisateurs
• Créer et maintenir des modèles d’audit d’entreprise
• Créer et gérer les obligations de conformité
• Ajouter des équipements à risque élevé afin de les gérer

Avant de commencer à utiliser votre compte, nous vous recommandons de lire attentivement ce document.

Aperçu de la structure de NimonikApp

• Installations : Servent de dossiers pour d’autres éléments du compte, tels que les audits et les obligations de conformité.
  • Obligations de conformité au niveau des documents : Listes des documents qui contiennent des exigences pour vos opérations.
    • Obligations de conformité au niveau des dispositions : Une version plus granulaire des obligations de conformité vous permettant de sélectionner et de suivre des dispositions spécifiques dans les documents.
  • Audits : Inspections basées sur des listes effectuées dans les installations, qu’il s’agisse d’audits de conformité complets ou de simples visites de sécurité allégées.
  • Équipement : Équipement sur place que vous souhaitez auditer
  • Planificateur : Gérez votre calendrier d’audit et d’inspection et gérez les obligations internes avec les dates de rapport

• Utilisateurs et équipes : Personnes ou groupes de personnes pouvant se voir attribuer des responsabilités et pouvant agir sur votre compte.
• Modèles d’audit : Une liste de questions spécifiques, disponible pour le public ou votre entreprise, contenant des exigences et des notes, utilisées pour créer des audits.

Déterminer la bonne terminologie pour votre compte

La terminologie que vous utilisez dans NimonikApp doit être :

1. Uniforme sur l’ensemble de votre compte
2. En accord avec la terminologie de votre entreprise

Nous vous recommandons d’établir une structure de dénomination pour toutes les installations, les modèles d’audit, les équipes et les autres éléments du compte. La terminologie spécifique dépendra de la structure de votre entreprise, de la géographie et des langues, mais une fois établie, elle devra être utilisée de façon uniforme dans toute l’application. Pour se faire, une documentation adéquate pour votre personnel et des formations régulières seront nécessaires.

Poursuivez votre lecture afin d’obtenir davantage d’informations sur les éléments spécifiques du compte que vous devez considérer.

Utilisateurs

La responsabilité de gérer des exigences, des actions et des audits peut être attribuée à des utilisateurs et à des groupes d’utilisateurs (équipes).

Rôles

Ce que les utilisateurs peuvent voir et modifier dans votre compte est déterminé par leur rôle et leurs accès. Vous trouverez davantage d’informations sur les rôles et les accès sur notre page d’aide, mais en général, nous recommandons ce qui suit :

Accès

Les rôles des utilisateurs déterminent les niveaux d’accès par défaut de vos utilisateurs. Une fois que leurs rôles ont été attribués, vous pouvez utiliser la fonction « Accès » afin de personnaliser de façon précise ce que chaque utilisateur peut faire dans le compte. Voici quelques exemples de conditions d’accès et la manière dont elles peuvent être remplies, en utilisant les options d’accès et de rôle dans Nimonik.

Équipes

Si vous prévoyez d’avoir plus de cinq utilisateurs sur votre compte, nous vous recommandons d’utiliser les équipes. Les équipes vous permettent d’attribuer des « actions » et des responsabilités à des groupes d’utilisateurs. Lorsqu’une équipe d’utilisateurs est responsable d’un élément du compte, tous les membres de l’équipe reçoivent les notifications et les accès associés à cet élément.

Comme le fait d’ajouter ou de retirer un utilisateur d’une équipe n’affecte pas la manière dont une action est attribuée à une équipe, vous pouvez utiliser les équipes afin d’accorder facilement l’accès aux nouveaux membres du personnel et de retirer les utilisateurs n’ayant plus besoin d’un accès.

Installations

Les installations devraient refléter vos opérations. Puisque que de nombreuses parties du site web sont liées aux installations et que celles-ci constituent le principal filtre pour les rapports de gestion, il est important de les configurer en fonction de votre structure organisationnelle et de la façon dont vous souhaitez obtenir vos rapports.

La plupart de nos clients utilisent un système basé sur l’emplacement physique. Voici quelques exemples:

• Basé sur le pays – Une installation par pays
• Basé sur l’état/province – Une installation par état/province
• Par usine – Une installation par usine individuelle
• Basé sur le domaine d’intérêt – Chaque installation représente un domaine d’intérêt différent, tel que l’environnement, la santé et la sécurité ou la qualité, plus-tôt qu’un emplacement physique spécifique.

Dans ces installations, vous pouvez utiliser des étiquettes afin de distinguer davantage les audits, actions et obligations de conformité dans les rapports.

Mettre en place des étiquettes

Alors que les installations sont la principale unité de classification des données dans Nimonik, les étiquettes offrent un second niveau de classification. Les étiquettes peuvent être associées aux installations, aux audits et aux modèles d’audit et peuvent être utilisées pour filtrer les rapports de gestion. Veuillez noter que vous pouvez utiliser plusieurs étiquettes à la fois lorsque vous filtrez des données.

Les étiquettes peuvent être utilisées pour regrouper des données à l’intérieur d’une même installation et entre installations. Il est donc recommandé d’établir une convention de dénomination à l’échelle du compte qui tienne compte de la façon dont vos installations sont organisées. Par exemple, si vos installations sont basées sur des pays, vous pouvez utiliser des étiquettes afin de désigner des états/provinces ou des usines individuelles. Vous pouvez également utiliser des étiquettes pour indiquer des domaines d’intérêt, tels que l’environnement ou la santé et la sécurité, qui sont communs à toutes vos installations.

Voici quelques options populaires :

• « Unité opérationnelle / Département », ex : « Gestion des installations / Services de nettoyage »

• « Division géographique / unité commerciale / Ligne hiérarchique », ex : « Amérique du Nord / Cosmétiques / Directeur de la qualité ».

Modèles d’audit d’entreprise

Les audits sur votre compte sont créés à partir de modèles d’audit. Ces modèles se répartissent en trois catégories :

• Modèles achetés – Modèles spécifiques aux juridictions, créés et mis à jour par Nimonik qui sont disponibles pour l’achat
• Modèles publics – Modèles gratuits disponibles pour tous les utilisateurs sur la page des modèles
• Modèles d’audit d’entreprise – Modèles que vous créez

Dans cette section, nous traiterons des modèles d’entreprise.

Convention de dénomination pour vos modèles

Le nom que vous choisirez pour votre modèle sera le titre par défaut de tout audit créé à partir de celui-ci. La convention de dénomination spécifique que vous choisirez dépendra avant tout de vos opérations, mais nous recommandons un nom évocateur pouvant être utilisé tel quel ou facilement modifiable par les utilisateurs qui vont créer les audits.

Convention de dénomination des groupements et des questions

Nous recommandons également d’établir une convention de dénomination uniforme pour les regroupements, qui sont des sous-titres regroupant plusieurs questions dans un modèle. Les regroupements servent à déterminer les questions qui sont incluses lorsqu’un audit est lancé, nous recommandons donc de leur donner des titres simples mais évocateurs.

Établir une convention de dénomination pour les questions d’audit individuelles facilitera également la navigation dans les audits et permettra de produire des rapports plus uniformes.

Lorsque vous souhaitez apporter des modifications importantes à un de vos modèles, créez une nouvelle version

Apporter des modifications majeures à un modèle d’audit peut avoir un impact négatif sur les rapports qui examinent des modèles ou des questions d’audit spécifiques. C’est pourquoi nous recommandons de téléverser une nouvelle version d’un modèle, pour toute modification nécessitant l’ajout, la suppression ou le déplacement de plusieurs questions. Pour les modifications mineures, telles que la correction de coquilles, il n’est pas nécessaire de créer une nouvelle version.

Assurez-vous que les personnes appropriées ont accès à vos modèles

Tout utilisateur qui doit lancer ou planifier un audit doit avoir accès au modèle d’audit associé. Pour les gros comptes, il peut être plus efficace de créer des équipes pour accorder cet accès plus-tôt que de l’attribuer individuellement.

Obligations de conformité

«Obligations de conformité » est le module où vous suivez vos exigences. Nimonik propose deux niveaux de granularité pour les obligations de conformité.

• Niveau du document – Vous permet de suivre les exigences document par document
• Niveau de la clause – Vous permet de suivre les exigences, exigence par exigence.

Mettre en place des obligations de conformité au niveau des documents

Que vous soyez abonnés ou non aux obligations de conformité au niveau de la clause, la première étape pour suivre vos exigences consiste à créer vos obligations de conformité au niveau des documents. Cela peut se faire de plusieurs manières différentes. En fonction de vos besoins, il peut être préférable de combiner les différentes approches décrites ci-dessous.

Qu’elles soient partagées ou propres à une installation, nous vous recommandons d’organiser vos obligations de conformité de manière à refléter la structure de votre organisation. Par exemple, si vous avez des équipes distinctes pour gérer les exigences en matière d’environnement et de santé et sécurité, vous pouvez créer deux séries d’obligations de conformité. Si toutes vos exigences sont gérées par la même équipe, il peut être préférable de créer un seul ensemble d’obligations de conformité.

Nous vous recommandons également d’utiliser des groupements et des sous-regroupements pour organiser les documents à l’intérieur de vos obligations de conformité.

Actions

Les utilisateurs et les équipes responsables des obligations de conformité recevront les « Actions » suivantes :

• Action « Nouveau document » – Lorsqu’un nouveau document correspondant aux paramètres des obligations de conformité est ajouté à la base de données de Nimonik.
• Action de mise à jour des documents – Lorsqu’un document dans les obligations de conformité est mis à jour par l’organisme qui en est l’auteur.

Étant donné qu’une « Action » distincte sera émise pour chaque obligation ou document de conformité correspondant à votre compte, nous vous recommandons de réduire au minimum le nombre de documents en double et de regrouper autant que possible les obligations de conformité gérées par les mêmes équipes.

Obligations internes

Les obligations internes sont des obligations que votre organisation a choisi de suivre volontairement ou par le biais d’une entente avec une tierce partie. Contrairement aux obligations externes, qui sont imposées par un tiers (c’est-à-dire le gouvernement), les obligations internes sont générées par les activités que vous menez. Il s’agit par exemple de politiques d’entreprise, de permis environnementaux, de contrats, d’engagements des parties prenantes et d’autres accords que vous avez choisi d’adopter.

Il y a deux endroits où vous pouvez ajouter des obligations internes dans Nimonik:

• Le Module de planification
• Dans une liste d’obligations de conformité

Module de planification – Obligations internes

Ce module vous permet de télécharger ou de créer un lien vers un document qui contient des obligations internes. Vous pouvez ensuite décrire les exigences liées aux obligations et indiquer les dates auxquelles vous devez émettre des rapports ou prendre des mesures. Vous recevrez les action sur votre « Tableau de bord des actions » au fur et à mesure que ces dates apparaîtront.

Par exemple, vous pourriez utiliser ce module pour gérer une politique interne qui exige l’envoi mensuel d’un courriel à l’ensemble de l’entreprise pour rappeler aux employés de se conformer à une norme prescrite.

Obligations de conformité – Obligations internes

Dans vos obligations de conformité, vous pouvez ajouter des obligations internes. La fonctionnalité est la même que pour les obligations externes. Les obligations internes peuvent être attribuées à différentes parties ou équipes responsables. Elles peuvent également se voir attribuer différents statuts.

Les obligations internes peuvent être ajoutées aux groupements existants, recevoir un nom d’item et être accompagnées de notes détaillées. Un hyperlien vers un document en réseau ou une page web peut être créé dans le champ « Notes » ou dans un champ personnalisé des obligations de conformité de votre organisation. (Voir ci-dessous : « Champs personnalisés dans les obligations de conformité »)

Une façon de gérer les obligations internes consiste à créer une liste d’obligations de conformité qui ne contient qu’un certain type d’obligations internes. Par exemple, vous pouvez créer une liste de toutes vos politiques d’entreprise qui sera contenue dans une liste d’obligations de conformité appelée « Politiques d’entreprise ». Cette liste pourrait ensuite être partagée à travers toutes vos installations, afin qu’elles puissent accéder aux politiques et voir les documents d’orientation. Si vous configurez cette liste comme une obligation de conformité connectée, chaque établissement pourra ajouter ses propres notes et évaluations de conformité à vos politiques d’entreprise.

Lier les obligations de conformité au Planificateur – Obligations internes

Si vous le souhaitez, vous pouvez lier les obligations internes contenues dans le module « Planificateur » aux obligations de conformité. Pour ce faire, l’obligation interne et le planificateur doivent se trouver dans la même installation. Cela peut s’avérer utile dans certaines situations comme:

Relier un permis environnemental du module « Planificateur » à la législation sur laquelle le permis est basé ou qu’il vous aide à respecter. Si vous disposez d’un permis en vertu d’une loi sur l’évaluation des impacts sur l’environnement pour vos activités, vous pouvez le relier aux obligations de conformité qui contiennent la loi sur l’évaluation des impacts sur l’environnement concernée.

Champs personnalisés dans les obligations de conformité

Les champs personnalisés et les notes fournissent des champs de texte dans lesquels vous pouvez ajouter des informations supplémentaires, telles que les mesures de contrôle, les évaluations des risques et les informations spécifiques aux installations, aux documents contenus dans vos obligations de conformité.

Bien que les champs pour les notes soient présents dans toutes les obligations de conformité au niveau du document, des champs personnalisés peuvent être ajoutés et supprimés depuis l’onglet « Modifiez ». Étant donné que les champs personnalisés sont inclus dans les rapports et les exportations, nous recommandons de les standardiser pour toutes les obligations de conformité.

Obligations de conformité au niveau de la clause (CLCO)

Les obligations de conformité au niveau de la clause, ou CLCO, vous permettent de visualiser et d’évaluer des documents entiers au niveau de chaque clause. Comme de nombreux documents sont extrêmement longs, nous vous recommandons d’utiliser l’option « Ignorer » pour masquer les dispositions qui ne sont pas pertinentes pour vos opérations.

Toutes les dispositions qui ont reçu un statut autre que « non évalué » ou « non applicable » seront incluses dans les exportations des obligations de conformité au niveau des documents. Les cinq premières clauses seront également incluses dans votre vue des obligations de conformité au niveau des documents sur Nimonik. Cela permettra à votre équipe de voir les documents et leurs exigences individuelles côte à côte.

Équipement

Les pièces d’équipement clés en matière de conformité, telles que les chariots élévateurs, la machinerie lourde et les unités d’entreposage, peuvent être entrées dans Nimonik en tant qu’équipement. Ces équipements peuvent ensuite être liés à des modèles d’audit, des audits et des questions d’audit, vous permettant d’évaluer périodiquement leur conformité et d’émettre des constats ciblés.

Pour chaque pièce d’équipement, Nimonik vous permet d’entrer une description et de lier les documents pertinents. Vous pouvez également inclure un code à barres ou un code numérique lié à l’actif, pour faciliter l’audit sur l’application mobile. Si vos équipements sont répertoriés dans un système GMAO ou ERP, ils peuvent être importés automatiquement dans Nimonik.

Audit mobile

L’audit mobile peut faire gagner un temps considérable. Pour vous assurer de tirer le meilleur parti de votre expérience mobile, il est essentiel de configurer correctement votre compte, comme décrit ci-dessus. Les paramètres les plus importants sont les accès des utilisateurs et les installations. En transmettant les bonnes informations aux bonnes personnes, vous améliorerez votre expérience et accélérerez la synchronisation.

Synchronisation des applications mobiles

Synchronisez souvent les appareils et assurez-vous que les accès soient correctement configurés. Les administrateurs reçoivent toutes les données sur le site web, il est donc essentiel de limiter le nombre d’administrateurs.

Sur iOS, vous devez laisser l’application ouverte pour la synchroniser. Si elle est fermée, la synchronisation s’arrêtera au bout de quelques minutes.

Sur Android, la synchronisation devrait se poursuivre en arrière-plan.

Afin de réduire le temps de synchronisation, nous recommandons d’utiliser la fonctionnalité « Mobile On/Off » pour limiter le nombre d’audits disponibles sur appareil mobile. Cette fonction peut être utilisée manuellement ou configurée pour fonctionner automatiquement.

Conclusion

Comme c’est le cas pour tout système, il est essentiel de configurer correctement votre compte afin de vous assurer de recevoir les bonnes alertes et les bons rapports et pour profiter pleinement de votre abonnement.

Si vous souhaitez obtenir de l’assistance lors de la création de votre compte, n’hésitez pas à nous contacter au support@nimonik.com ou par téléphone au +1-888-608-7511.