Lorsque les documents et les clauses de vos obligations de conformité sont mis à jour, les actions externes alertent la partie responsable.
Cet article vous montrera comment :
- S’assurer que vous recevez les bonnes actions externes.
- Compléter les actions externes que vous recevez.
Déterminer quelles actions externes vous allez recevoir
Il existe quatre types d’actions externes :
- Nouveau document OC
- Nouvelle clause OCNC
- Document modifié OC
- Clause modifiée OCNC
- Clause OCNC supprimée – Une clause que vous suivez a été supprimée.
Les paramètres de la page d’édition de vos obligations de conformité déterminent quels nouveaux documents seront automatiquement ajoutés. Ces paramètres peuvent être mis à jour à tout moment et n’affecteront pas les actions de mise à jour des documents et des clauses que vous suivez déjà. Pour plus d’informations, consultez notre page d’aide intitulée « Page des paramètres du registre CO – Définition des filtres pour l’ajout automatique de nouveaux documents« .
Il est possible de désactiver les actions « Nouveau document OC » et « Clause OCNC supprimée » en cochant « Non » lors de l’édition des paramètres d’un registre OC.
La colonne « Suivre » détermine si vos documents et vos clauses reçoivent ou non des mises à jour
Les documents et les causes cochés recevront des actions de mise à jour, tandis que ceux qui ne sont pas cochés n’en recevront pas. Vous pouvez modifier le statut de suivi d’un document ou d’une clause en cliquant sur l’indicateur de la colonne. « Suivre » Vous pouvez également modifier le statut de suivi de plusieurs documents ou clauses en les sélectionnant et, puis en cliquant sur « modifier la sélection ».
Fermer les actions internes
Lorsqu’un document ou une clause suivi reçoit une action externe, une notification va apparaître à côté de l’historique des évaluations. Si vous ouvrez l’historique des évaluations, vous serez en mesure de voir l’action.
L’action comprendra les outils suivants pour vous aider dans votre évaluation:
- Texte de l’action : Une description de la raison pour laquelle vous avez reçu l’action (ex : nouveau document, modification d’un document que vous suivez, nouvelle clause ou clause modifiée, etc.)
- Lien vers la page du document (uniquement pour les actions reliées aux documents) : Ce lien vous permettra de visiter la page du document pour en savoir plus à propos du document qui a été ajouté ou modifié.
- Lien vers le document modificateur (uniquement pour les actions reliées aux documents modifiés) : Si un document modificateur existe, ce lien apparaîtra et vous conduira à sa page de document.
- Comparer les clauses (uniquement pour les actions reliées aux clauses modifiées) : Cette action vous permettra d’effectuer une comparaison côte à côte, entre la version actuelle et la version précédente de la clause modifiée.
Une fois que vous avez terminé votre révision, utilisez le champ de texte pour fermer l’action. Cela vous permettra de saisir une note qui sera inscrite dans l’historique des évaluations. Veuillez noter que la fermeture d’une action n’aura aucun effet sur le statut d’évaluation du document ou de la clause associés.
La page des actions externes
Bien que nous recommandions aux personnes responsables d’utiliser la page OC pour fermer leurs actions externes, la page « Actions externes » offre aux administrateurs de compte une vue d’ensemble de toutes les actions externes en cours et complétées, dans leur compte. Cette page peut être filtrée par installation, partie responsable et type d’action. La page des actions externes vous permet de voir et de fermer toute action externe en cours à laquelle vous avez accès.
