3.1.9 Processus de Nimonik pour l’Ajout de Documents à la Bibliothèque

Nimonik assure la saisie de toutes les données et mises à jour réglementaires pertinentes en deux étapes :

Étape 1 : Trouver et ajouter des documents à la bibliothèque de Nimonik

1. Déterminer le champ d’application.

Nimonik détermine les juridictions, les secteurs industriels et les sujets qui sont inclus dans le champ d’application.

2. Pour chaque juridiction, dresser une liste de toutes les législations en vigueur.

Cela se fait généralement en récupérant le contenu des sites web gouvernementaux.

3. Dans la liste obtenue, supprimer les documents qui se trouvent déjà dans la bibliothèque de Nimonik.

Ce processus est automatisé.

4. Dans la liste obtenue, supprimer les documents qui ne contiennent aucune obligation ou disposition connexe pour les entreprises.

Cette opération s’effectue en lisant le texte des documents.

5. Attribuer des secteurs industriels et des thèmes aux documents restants.

Cette opération s’effectue en lisant le texte des documents. Au cours de cette étape, les travaux de l’étape 4 sont passés en revue.

6. Mettre de côté les documents dont les secteurs industriels et les thèmes ne font pas partie du champ d’application.

Ces documents pourront être téléchargés ultérieurement dans la bibliothèque, dans le cadre d’autres projets.

7. Créer des métadonnées supplémentaires (par exemple, date de publication, extrait de document) pour les documents restants.

Cette opération peut également être réalisée de manière automatisée au cours de l’étape 2. Au cours de cette étape, le travail effectué à l’étape 5 est passé en revue.

8. Téléchargez la liste des documents.

9. Pour les documents ESS essentiels

Analyser les documents et identifier les obligations des clients.

10. Si nécessaire, valider l’ensemble des données en consultant un expert externe.

Étape 2 : Suivi, traitement et téléchargement des modifications réglementaires dans la bibliothèque de Nimonik

Nimonik informe ses clients des récentes modifications réglementaires par le biais d’un processus qui comporte trois étapes principales :

1. Découvrir les documents nouveaux et récemment mis à jour (également connu sous le nom de suivi des modifications réglementaires).

Ceci s’effectue de la manière suivante

• En déterminant la dernière fois que la juridiction a fait l’objet d’un suivi jusqu’à aujourd’hui (plage de dates qui nous intéresse). Ceci est basé sur la fréquence de suivi de la juridiction (Pour en savoir plus sur les fréquences de mise à jour spécifiques aux juridictions, cliquez ici).
• Examen des informations relatives à la mise à jour dans les sources principales¹ pour cette période.
• Enregistrer les modifications réglementaires qui remplissent les conditions indiquées ici.

2. Enregistrement d’informations sur les documents nouveaux et récemment mis à jour (également appelé traitement des résultats).

Pour ce faire, il convient d’identifier et d’enregistrer les métadonnées relatives au document ou à la modification réglementaire (par exemple, la date de publication, la date d’entrée en vigueur, le résumé du document, les secteurs industriels, les sujets). Cette étape comprend la classification des modifications réglementaires en fonction de leur importance ou de leur valeur pour les clients, ainsi que l’analyse et la synthèse des modifications réglementaires.

3. Fournir ces informations aux clients (également connu sous le nom de téléchargement des résultats).

Pour ce faire, les documents sont téléchargés dans la bibliothèque de Nimonik (quotidiennement).

¹Une source principale est une source faisant autorité pour trouver des mises à jour pertinentes au niveau des documents. Les sources principales sont souvent des sites web, mais selon la juridiction, les mises à jour peuvent également être trouvées en surveillant les modifications apportées aux sites, en surveillant les flux RSS, en surveillant les bulletins d’information électroniques ou en contactant directement les organisations.